Τμήματα
Το Κ.Π.Δ.Ξ. απαρτίζεται από τα εξής τμήματα.
Τμήμα Πολιτισμού
Το Τμήμα Πολιτισμού που φέρει την ευθύνη της ανάδειξης και προβολής πολιτισμού, στεγάζει τις παρακάτω δημοτικές υπηρεσίες.
Ωδείο
Βιβλιοθήκη
Φιλαρμονική
Σχολή Χορού
Πρόκειται για ερασιτεχνική σχολή, αναγνωρισμένη από το Υπουργείο Πολιτισμού. Διαθέτει τμήματα κλασικού μπαλέτου, μοντέρνου χορού, Jazz, Hip – Hop, κ.α.
Πινακοθήκη
Αμφιθέατρα
Το τμήμα πολιτισμού διαθέτει δύο αμφιθεατριτκούς χώρους για την διεξαγωγή εκδηλώσεων : το Χειμερινό Δημοτικό Αμφιθέατρο και το Θερινό Δημοτικό Αμφιθέατρο.
Τμήμα Πολιτιστικών Εκδηλώσεων
Το Τμήμα Πολιτιστικών Εκδηλώσεων είναι υπεύθυνο για την οργάνωση των πολιτιστικών δρώμενων του Δήμου, πολλά από τα οποία έχουν καθιερωθεί πλέον σε τοπικούς θεσμούς.
Θρακικές Λαογραφικές Εορτές /
Ξανθιώτικο Καρναβάλι
Γιορτές Παλιάς Πόλης
Γιορτές Νεολαίας
Πόλις Ονείρων
Πρόκειται για τη συνέχεια του Φεστιβάλ “Μάνος Χατζιδάκις” που εγκαινιάστηκε το 1995, προς τιμή του μεγάλου Έλληνα Μουσικοσυνθέτη που γεννήθηκε και μεγάλωσε στην Ξάνθη. To 2014 ήταν η πρώτη χρονιά που πραγματοποιήθηκε το διεθνές Φεστιβάλ “Ξάνθη, Πόλις Ονείρων”, το οποίο απευθύνεται σε εκπαιδευτικά ιδρύματα που έχουν σχέση με την τέχνη και τον πολιτισμό.
Τμήμα Διοικητικών & Οικονομικών Υπηρεσιών
Οι αρμοδιότητες του τμήματος σε σχέση με τις επί μέρους δραστηριότητες του είναι οι εξής:
Διοικητική Υπηρεσία
- Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρμογή των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών που ρυθμίζουν τις σχέσεις του προσωπικού με τη Διοίκηση
- Μεριμνά για την τήρηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων που ισχύουν εκάστοτε (π.χ. θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών, απολύσεων, διεκδικήσεων κ.λ.π.)
- Τηρεί τα Μητρώα του προσωπικού στα οποία καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή του ζωή (προσλήψεις, απολύσεις, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κ.λ.π.) και τα προσόντα του
- Πρωτοκόλληση της εισερχόμενης, εξερχόμενης αλληλογραφίας. Προώθηση της αλληλογραφίας στις διάφορες υπηρεσίες, χρέωση και παρακολούθηση της διεκπεραίωσης της εξερχόμενης αλληλογραφίας
Οικονομική Υπηρεσία
- Μεριμνά για την τήρηση του συστήματος κατάρτισης των προϋπολογισμών του Νομικού προσώπου
- Παρακολουθεί την εξέλιξη των προϋπολογισμών, επισημαίνει τις αποκλίσεις μεταξύ απολογιστικών και προϋπολογιστικών μεγεθών, μεριμνά για την ερμηνεία των αποκλίσεων και εισηγείται τις αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες
- Τηρεί το σύστημα απεικόνισης των οικονομικών πράξεων. Τηρεί τις σχετικές λογιστικές διαδικασίες καθώς και τα αντίστοιχα λογιστικά βιβλία και στοιχεία που προβλέπονται από τη νομοθεσία
- Παρακολουθεί και μεριμνά για την εκπλήρωση όλων των φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων
- Τηρεί το αρχείο συμβάσεων για υπηρεσίες, έργα και προμήθειες. Παραλαμβάνει και ελέγχει τα κάθε φύσης παραστατικά που απαιτούνται κατά περίπτωση για την πληρωμή των οφειλών στους αντίστοιχους δικαιούχους και ελέγχει την ύπαρξη των προϋποθέσεων για την διενέργεια πληρωμών με βάση τις διατάξεις των αντίστοιχων συμβάσεων
- Διενεργεί τις πληρωμές προς τους δικαιούχους με βάση τα εντάλματα πληρωμών και μετά από έλεγχο των δικαιολογητικών που ορίζει ο νόμος
Τεχνική Υποστήριξη
Το γραφείο τεχνικής υποστήριξης υποστηρίζει όλα τα τμήματα και τις δραστηριότητες του Νομικού προσώπου. Το προσωπικό του γραφείου αποτελείται από εργατικό προσωπικό, ηλεκτρολόγο, οδηγούς, κλητήρες κα.