Τμήμα Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών

Οι αρμοδιότητες του τμήματος σε σχέση με τις επί μέρους δραστηριότητες του είναι οι εξής:

Αρμοδιότητες Διοικητικής Υπηρεσίας

(Αρμοδιότητες σε θέματα ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού)

1. Σχεδιάζει, εισηγείται και συντονίζει την εφαρμογή των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών που ρυθμίζουν τις σχέσεις του προσωπικού με τη Διοίκηση
2. Μεριμνά για τον προσδιορισμό των αναγκαίων θέσεων εργασίας ανά διοικητική ενότητα, καθώς επίσης για την περιγραφή των αρμοδιοτήτων των επί μέρους θέσεων
3. Εισηγείται, έπειτα από σχετικά αιτήματα των αρμόδιων προϊσταμένων, τις κατάλληλες εσωτερικές μετακινήσεις για την αποτελεσματικότερη κάλυψη των επί μέρους θέσεων με βάση τα προσόντα
4. Μεριμνά για την εφαρμογή του συστήματος αξιολόγησης των εργαζομένων και την τήρηση των σχετικών στοιχείων
5. Σχεδιάζει, εισηγείται και οργανώνει προγράμματα συνεχιζόμενης κατάρτισης επιμόρφωσης τους ανθρώπινου δυναμικού
6. Μεριμνά για την βελτίωση των ανθρώπινων σχέσεων με τον σχεδιασμό, την εισήγηση και την οργάνωση σχετικών προγραμμάτων (π.χ. εκδηλώσεις – ταξίδια κα.)
(Αρμοδιότητες σε θέματα μητρώων και διαδικασιών προσωπικού )
7. Φροντίζει για την χάραξη και τήρηση της πολιτικής προσωπικού σε συνεργασία με τη Διεύθυνση, το Διοικητικό Συμβούλιο και πάντοτε μέσα στα πλαίσια της νομοθεσίας για Ν.Π.Δ.Δ.
8. Μεριμνά για την τήρηση των νομοθετικών και κανονιστικών διατάξεων που ισχύουν εκάστοτε (π.χ. θέματα μισθολογικά, ωραρίου, αδειών, ασθενειών, υπερωριών, απολύσεων, διεκδικήσεων κ.λ.π)
9. Μεριμνά για την διενέργεια και ολοκλήρωση των διαδικασιών πρόσληψης ανθρώπινου δυναμικού για την κάλυψη συγκεκριμένων θέσεων εργασίας με βάση τις νόμιμες διαδικασίες
10. Τηρεί τα Μητρώα του προσωπικού στα οποία καταγράφονται τα στοιχεία της ατομικής και οικογενειακής κατάστασης, οι κάθε είδους μεταβολές στην εργασιακή του ζωή (προσλήψεις, απολύσεις, αμοιβές, άδειες, απουσίες, αξιολογήσεις κ.λ.π) και τα προσόντα του
11. Σχεδιάζει και εισηγείται βελτιώσεις και παρακολουθεί την εφαρμογή όλων των διαδικασιών που σχετίζονται με την απασχόληση των εργαζομένων, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις
12. Συγκεντρώνει τα στοιχεία απασχόλησης και τις μεταβολές των στοιχείων των εργαζομένων που επηρεάζουν τις αμοιβές τους και ενημερώνει για τις διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε εργασιακά θέματα (διαχείριση παρουσιών, υπερωριών, βεβαιώσεων προς το προσωπικό κ.λ.π.)
14. Εκδίδει κάθε είδους βεβαιώσεις προς το προσωπικό για θέματα που άπτονται της απασχόλησης του στο Νομικό πρόσωπο
(Αρμοδιότητες σε θέματα γραμματειακής υποστήριξης)
15. Πρωτοκόλληση της εισερχόμενης, εξερχόμενης αλληλογραφίας
16. Προώθηση της αλληλογραφίας στις διάφορες υπηρεσίες, χρέωση και παρακολούθηση της διεκπεραίωσης της εξερχόμενης αλληλογραφίας
17. Τήρηση του γενικού αρχείου

Αρμοδιότητες Οικονομικής Υπηρεσίας

(Αρμοδιότητες σε θέματα προϋπολογισμού και οικονομικής πληροφόρησης)

1. Μεριμνά για την τήρηση του συστήματος κατάρτισης των προϋπολογισμών του Νομικού προσώπου
2. Συνεργάζεται με τις επί μέρους υπηρεσίες για την παροχή οικονομικών στοιχείων, κατευθύνσεων και προτύπων που θα επιτρέπουν την κατάρτιση από τις υπηρεσίες των προϋπολογισμών τους σε συνάρτηση με τα αντίστοιχα προγράμματα τους
3. Συγκεντρώνει τους επί μέρους προϋπολογισμούς των υπηρεσιών και διαμορφώνει και εισηγείται τους συνολικούς προϋπολογισμούς προς έγκριση από τα αρμόδια όργανα
4. Παρακολουθεί την εξέλιξη των προϋπολογισμών, επισημαίνει τις αποκλίσεις μεταξύ απολογιστικών και προϋπολογιστικών μεγεθών, μεριμνά για την ερμηνεία των αποκλίσεων και εισηγείται τις αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες
5. Συνεργάζεται με τις υπόλοιπες υπηρεσίες για την τήρηση των διαδικασιών αμφίδρομης ενημέρωσης και ροής των οικονομικών πληροφοριών που σχετίζονται με την εκτέλεση και την αναθεώρηση των προϋπολογισμών κάθε υπηρεσίας
6. Μεριμνά για την σύνταξη και υποβολή στ αρμόδια όργανα των περιοδικών οικονομικών απολογιστικών στοιχείων, σύμφωνα με το σύστημα οικονομικής πληροφόρησης που εφαρμόζεται
7. Παρακολουθεί την κατάρτιση και την εξέλιξη των ταμειακών προγραμμάτων του Νομικού προσώπου. Διερευνά τις ταμειακές ανάγκες και εισηγείται τις κατάλληλες μεθόδους για την αντιμετώπιση των ταμειακών αναγκών
8. Συνεργάζεται με τις τράπεζες και μεριμνά για την αξιοποίηση των διαθεσίμων
(Αρμοδιότητες σε θέματα λογιστηρίου και αποθηκών)
1. Τηρεί το σύστημα απεικόνισης των οικονομικών πράξεων. Τηρεί τις σχετικές λογιστικές διαδικασίες καθώς και τα αντίστοιχα λογιστικά βιβλία και στοιχεία που προβλέπονται από τη νομοθεσία
2. Τηρεί τα αρχεία των κάθε είδους παραστατικών που απαιτούνται για την ενημέρωση του συστήματος λογιστικής απεικόνισης των οικονομικών πράξεων
3. Παρακολουθεί και μεριμνά για την εκπλήρωση όλων των φορολογικών και ασφαλιστικών υποχρεώσεων
4. Παρακολουθεί και ελέγχει τη λογιστική συμφωνία των δοσοληπτικών λογαριασμών με τράπεζες, προμηθευτές, πιστωτές και άλλους συναλλασσόμενους, καθώς και των δοσοληπτικών λογαριασμών με το Δήμο
5. Εκδίδει τις λογιστικές και οικονομικές καταστάσεις που συνδέονται με το τηρούμενο λογιστικό σχέδιο και ενημερώνει σχετικά τα αρμόδια όργανα με βάση τις ισχύουσες διαδικασίες
6. Παρέχει κάθε πληροφόρηση προς τα αρμόδια όργανα για την εξέλιξη των λογιστικών μεγεθών
7. Μεριμνά για την παροχή κάθε είδους στοιχείων που ζητούνται από Δημόσιες/Ελεγκτικές υπηρεσίες σύμφωνα με τις διαδικασίες που ισχύουν εκάστοτε
8. Τηρεί ειδικά συστήματα λογιστικής και οικονομικής διαχείρισης προγραμμάτων και έργων και που χρηματοδοτούνται από το πρόγραμμα δημοσίων επενδύσεων και από Ευρωπαϊκούς ή διεθνείς χώρους
9. Μεριμνά για την ετοιμασία των περιοδικών οικονομικών αναφορών που σχετίζονται με την πρόοδο των προηγούμενων προγραμμάτων και έργων
10. Τηρεί το αρχείο συμβάσεων για υπηρεσίες, έργα και προμήθειες. Παραλαμβάνει και ελέγχει τα κάθε φύσης παραστατικά που απαιτούνται κατά περίπτωση για την πληρωμή των οφειλών στους αντίστοιχους δικαιούχους και ελέγχει την ύπαρξη των προϋποθέσεων για την διενέργεια πληρωμών με βάση τις διατάξεις των αντίστοιχων συμβάσεων
11. Ελέγχει την πρόβλεψη των οφειλών στους αντίστοιχους κωδικούς του προϋπολογισμού και ελέγχει την επάρκεια των αντίστοιχων πιστώσεων
12. Εκδίδει τα εντάλματα πληρωμής των οφειλών και τα αποστέλλει στο ταμείο για πληρωμή
13. Μεριμνά για την παραλαβή από τους αντίστοιχους προμηθευτές των κάθε είδους υλικών, παγίων ή αναλώσιμων
14. Μεριμνά για την ενημέρωση των διαχειριστικών βιβλίων των αποθηκών (κατά ποσότητα και αξία) με τα εισαγόμενα και εξαγόμενα είδη, εφόσον υπάρχει υποχρέωση τήρησης αποθήκης
15. Παρακολουθεί τα αποθέματα των αποθηκών και διατυπώνει εισηγήσεις για την ανάγκη ανανέωσής τους
16. Τηρεί τα μητρώα των παγίων κινητών περιουσιακών στοιχείων (μηχανήματα, οχήματα, συσκευές, εξοπλισμός κ.λ.π.) και παρακολουθεί την κατανομή των παγίων αυτών στις υπηρεσίες
17. Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών των περιοδικών απογραφών των κάθε είδους υλικών και εξοπλισμού
18. Μεριμνά για την έκδοση βεβαιώσεων καταβληθεισών αμοιβών προς το προσωπικό και για τον υπολογισμό και την απόδοση προς τα ασφαλιστικά ταμεία των αντίστοιχων ασφαλιστικών εισφορών
(Αρμοδιότητες σε θέματα προμηθειών/εξοπλισμού/υπηρεσιών)
1. Σχεδιάζει τις εσωτερικές διαδικασίες για την κατάρτιση του προγράμματος απαιτούμενων προμηθειών και υπηρεσιών (εκτός του πεδίου του Ν. 3316/2005), συγκεντρώνει τις αιτήσεις των υπηρεσιών, εξετάζει την σκοπιμότητα αυτών και διαμορφώνει περιοδικά προγράμματα για την προμήθεια κάθε είδους υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών και εισηγείται αυτά για έγκριση στα αρμόδια όργανα (υλικά για την εκτέλεση τεχνικών έργων, καύσιμα, μηχανήματα, εργαλεία, έπιπλα, είδη γραφείου κ.λ.π.)
2. Διενεργεί έρευνες αγοράς για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών ή των υπηρεσιών που ενδιαφέρουν και την λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας ή υπηρεσίας
3. Διενεργεί τις διαδικασίες για την ανάθεση των προμηθειών και των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, ήτοι μεριμνά για την κατάρτιση προδιαγραφών σε συνεργασία με τα αρμόδια κάθε φορά τμήματα, καταρτίζει το σχέδιο της διακήρυξης, των συμβάσεων και όλων των επιτροπών που απαιτούνται (διενέργεια διαγωνισμών, αξιολόγησης των προσφορών και παραλαβής των ειδών) στο κάθε φορά απαιτούμενο όργανο, παρακολουθεί τη λειτουργία τους και γενικά μεριμνά για όλα τα ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση κάθε προμήθειας ή υπηρεσίας μέχρι και την οριστική παραλαβή της σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις
4. Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών χαρακτηρισμού υλικών/εξοπλισμού ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τηρεί τις διαδικασίες καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίηση των υλικών αυτών
5. Τηρεί τα πληροφοριακά αρχεία και έγγραφα των συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών (αρχείο προμηθευμένων ειδών, αρχείο προμηθευτών, αρχείο φακέλων προμηθευτών)
(Αρμοδιότητες σε θέματα εσόδων και περιουσίας)
1. Τηρεί τις σχετικές διαδικασίες και εκδίδει βεβαιώσεις που σχετίζονται με την είσπραξη διαφόρων δικαιωμάτων ή εισφορών προς το Νομικό πρόσωπο
2. Τηρεί τις διαδικασίες που σχετίζονται με την αποδοχή και την αξιοποίηση των δωρεών και κληροδοτημάτων στο Νομικό πρόσωπο
3. Τηρεί τα αρχεία της ακίνητης περιουσίας ιδιοκτησίας του Νομικού προσώπου
4. Μεριμνά σε συνεργασία με τον Διευθυντή και την Διοίκηση, για την διερεύνηση μεθόδων αξιοποίησης της ανωτέρω ακίνητης περιουσίας
5. Μεριμνά για την προώθηση της αξιοποίησης της ιδιόκτητης ακίνητης περιουσίας, καθώς επίσης και της παραχωρημένης από το Δήμο, σύμφωνα με τις σχετικές αποφάσεις του Νομικού προσώπου (π.χ. κατάρτιση συμβάσεων μισθώσεων, μέριμνα είσπραξης μισθωμάτων κ.λ.π)
(Ταμειακή Υπηρεσία)
1. Διενεργεί τις πληρωμές προς τους δικαιούχους με βάση τα εντάλματα πληρωμών και μετά από έλεγχο των δικαιολογητικών που ορίζει ο νόμος
2. Καταγράφει τις διενεργούμενες πληρωμές σύμφωνα με τις ισχύουσες διαδικασίες και μεριμνά για την απόδοση των κάθε φύσης κρατήσεων υπέρ τρίτων που αντιστοιχούν στα επιμέρους εντάλματα πληρωμής
3. Διενεργεί τις εισπράξεις των οφειλών προς το Νομικό πρόσωπο και ενημερώνει το λογιστικό σύστημα με τις σχετικές εντολές
4. Παρακολουθεί την τακτοποίηση των υποχρεώσεων των οφειλετών προς το Νομικό πρόσωπο και ενημερώνει τις αρμόδιες υπηρεσίες
5. Παρακολουθεί και ελέγχει τους υπαλλήλους άλλων υπηρεσιών του Νομικού προσώπου που ασχολούνται με εισπράξεις (υπηρεσίες του τμήματος πολιτισμού και πολιτιστικών εκδηλώσεων)
6. Τηρεί τις διαδικασίες συναλλαγών με τις τράπεζες για την τοποθέτηση των χρηματικών διαθεσίμων και τη διενέργεια εισπράξεων και πληρωμών μέσω επιταγών
7. Τηρεί το αναγκαίο φυσικό ταμείο στα γραφεία
8. Τηρεί αρχεία των κάθε είδους παραστατικών και αντίστοιχων δικαιολογητικών που χρησιμοποιούνται με την ενημέρωση του λογιστικού συστήματος του Νομικού προσώπου με τις ταμειακές εγγραφές
9. Παρακολουθεί την ταμειακή ρευστότητα και προγραμματίζει τις πληρωμές σε συνεργασία και με άλλες αρμόδιες υπηρεσίες
10. Παραλαμβάνει τους βεβαιωτικούς καταλόγους των υπόχρεων και των αντίστοιχων οφειλομένων ποσών κατά κατηγορία εσόδων, εκδίδει και μεριμνά για την κοινοποίηση ειδικών προσκλήσεων προς τους οφειλέτες
11. Κλείνει ταμείο καθημερινά σε έντυπο έγγραφο το οποίο υπογράφεται από τον ταμεία και τον προϊστάμενο

Close Menu